9 راهکار مدیریت زمان

تکنیک و ابزار اثبات شده مدیریت زمان
  • مستر نخبه
  • تاریخ انتشار 1400 / 11 / 27
  • دیدگاه 0 نظر
  • تعداد بازدید 126

تکنیک و ابزار اثبات شده مدیریت زمان

مدیریت زمان ـ نحوه‌ی استفاده ما و اینکه بتوانیم زمان خود را سازماندهی کنیم، چیزی است که بسیاری از ما با آن کلنجار می‌رویم. مدیریت زمان موثر به ما این امکان را می‌دهد که بتوانیم با انجام سریع‌تر وظایف و اولویت‌بندی کارهایی که بیشترین تأثیر را دارند، از روز خود بهترین استفاده را ببریم.

راهکارهای مدیریت زمان

افراد مختلف به استراتژی‌های متفاوتی از یک مدیریت زمان موثر نیاز دارند. اگر دانشجوی کارشناسی ارشد هستید، ممکن است تصمیم بگیرید که زمان خود را نسبت به روشی که یک مادر شاغل برای مدیریت زمان خود دارد، مدیریت کنید. اگر فردی بصری هستید، ممکن است یک تقویم رنگی را به یک لیست نوشته ترجیح دهید.

کشف فرآیندی که برای شما کار می‌کند، هرچه که باشد، کلید ایجاد کارآمدترین روش زندگی برای شما است. برای کمک، 9 تکنیک محبوب مدیریت زمان، از قانون 80/20 تا روش «آن قورباغه را بخور» را بررسی کرده‌ایم. ما مشخص کرده‌ایم که آن‌ها چه هستند. نحوه اجرای آن‌ها و انواع افرادی که بیشتر از آن‌ها سود می‌برند. هم‌چنین اینفوگرافیک ما را در زیر بررسی کنید که شامل فلوچارتی است که به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید کدام فرآیند مدیریت زمان برای شما بهترین کارایی را دارد.

دستیابی به تعادل زندگی کاری با مدیریت موثر زمان امکان‌پذیر است. یادگیری نکات مدیریت زمان نه تنها به شما در مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند، بلکه بهره‌وری شخصی را نیز افزایش می‌دهد. با این گفته، در این‌جا چند استراتژی مدیریت زمان وجود دارد که می‌توانید امتحان کنید:

 

 

1ـ تجزیه و تحلیل پارتو (با نام مستعار، قانون 80/20)

قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو پایه‌گذاری شده است. این ایده به این صورت است که 20٪ از اقدامات، مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات موثرترین هستند اولویت‌بندی کنید.

روش انجام کار:

1ـ برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید: به‌عنوان مثال، فرض کنید نمرات شما در حال کمتر شدن است.

2ـ علت اصلی هر مشکل را شناسایی کنید: شاید نمرات شما به‌دلیل این‌که زمان زیادی را در رسانه‌های اجتماعی یا هر نوع حواس‌پرتی دیگری صرف می‌کنید کاهش می‌یابد.

3ـ به هر مسئله‌ای که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود، یک امتیاز اختصاص دهید: به مسائل مهم‌تر امتیاز بالاتر اختصاص دهید.

4ـ مشکلات را بر اساس علت گروه‌بندی کنید: تمامی مشکلات ناشی از صرف زمان زیاد در شبکه‌های اجتماعی را گروه‌بندی کنید.

5ـ جمع کردن امتیاز هر گروه: گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، موضوعی است که بیشترین زمان را برای حل کردن آن اختصاص دهید.

6ـ اقدام کنید.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • حل کننده‌های مشکل
  • متفکران تحلیلی
  • افرادی که استرس بالایی دارند

 

 

2ـ تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده ایتالیایی، فرانچسکو سیریلو تبیین شده است. این تکنیک از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی مشخص استفاده می‌کند. هر بازه به‌عنوان یک Pomodoro شناخته می‌شود که نام آن از تایمر گوجه‌ای شکلی که Cirillo ایجاد کرد، گرفته شده است.

روش انجام کار:

1ـ کاری را که می‌خواهید انجام دهید انتخاب کنید.

2ـ برای انجام آن کار، یک زمان مشخص کنید (مثلاً برای 25 دقیقه).

3ـ تمام تمرکزتان را بر روی کارتان بگذارید.

4ـ وقتی تایمر زنگ زد، روی یک کاغذ علامت بزنید.

5ـ حدود سه تا پنج دقیقه، یک استراحت کوتاه داشته باشید. به پیاده‌روی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید، کاری غیرمرتبط با کار اصلی‌تان انجام دهید تا به مغزتان استراحت بدهید.

6ـ مراحل دو تا پنج را تکرار کنید: هنگامی‌که این فرآیند را چهار بار کامل تکرار کردید، می‌توانید استراحت‌های طولانی‌تری (20 تا 30 دقیقه) داشته باشید.

افرادیکه این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • متفکران خلاق
  • کسانی‌که از کار/ مدرسه احساس خستگی می‌کنند.

تکنیک پومودورو فقط مدیریت زمان را به شما آموزش نمی‌دهد. بلکه به شما در تعیین اهدافتان و همچنین چگونگی دستیابی به آن‌ها کمک می‌کند. بهتر می‌توانید برنامه روزانه و برنامه هفتگی خود را تنظیم کنید.

راهکارهای مدیریت زمان

 

 

3ـ ماتریس آیزنهاور

قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به‌عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می‌کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبرو می‌شد که سرانجام او را به اختراع آن‌چه که امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری ـ مهم نامیده می‌شود، سوق می‌داد.

روش انجام کار:

شما باید کارهای خود را در چهار ربع جداگانه سازماندهی کنید، آن‌ها را بر اساس مهم – غیر مهم و فوری – غیر فوری مرتب کنید. کارهای فوری آن‌هایی هستند که احساس می کنیم باید سریعاً آن‌ها را انجام دهیم و کارهای مهم آن‌هایی هستند که به تحقق اهداف یا ارزش‌های بلند مدت شما کمک می کنند. در حالت ایده‌آل، شما باید فقط روی کارهایی که در دو ربع بالا قرار دارند تمرکز کنید. همچنین بهتر است کارهای دیگر را که اولویت ندارند، محول یا حذف کنید.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • افرادی که در پست‌های رهبری هستند
  • متفکران انتقادی

 

 

4ـ قانون پارکینسون

مورخ بریتانیایی، سیریل نورثکوت پارکینسون با جمله “کار ادامه پیدا می‌کند تا زمانی‌که برای انجام آن در نظر گرفته شده است کامل شود” مشهور شد. به عبارت دیگر، مدت زمانی که به خود برای انجام یک کار اختصاص می‌دهید، همان مدت زمانی است‌که برای انجام آن کار صرف می‌کنید.

روش انجام کار:

این به خودی خود یک تکنیک مدیریت زمان نیست. این قانونی است که وقتی فهمیده شود، می‌تواند به‌عنوان یکی از سودمندترین روش‌های مدیریت زمان استفاده شود. اما شما باید برای درک آن تلاش کنید. این بدان معناست که در کوتاه ترین زمان بیشترین بازده کاری را داشته باشید. در اینجا چند نکته وجود دارد:

1ـ سعی کنید بدون شارژر با لپ تاپ کار کنید. این شما را مجبور می‌کند تا قبل از اینکه رایانه شما از بین برود، یک پروژه را به پایان برسانید.

2ـ کار را زودتر از موعد انجام دهید. مثلاً به‌جای این‌که یک انشا را تا نیمه شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر تمام کنید.

3ـ یک ضرب الاجل تعیین کنید. به خودتان زمان معینی برای انجام کاری بدهید و سپس آن را به نصف برسانید.

4ـ زمان انجام کارهایتان را محدود کنید. مثلاً هر روز صبح تنها 20 دقیقه به خود فرصت دهید تا به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • تعلل کننده‌ها
  • افرادی که تحت فشار به خوبی کار می‌کنند

 

 

5ـ روش مسدود کردن زمان

مخترع بزرگ، ایلان ماسک به تولید کننده بودن شهرت دارد. او زمان خود را به قدری مؤثر مدیریت می‌کند که می‌تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و هم‌چنان برای خود وقت بگذارد. راز او چیست؟ مسدود کردن زمان

روش انجام کار:

از لحظه‌ای که بیدار می‌شوید، برای هر کاری یک بازه زمانی مشخص، اختصاص دهید. این کارها می‌توانند هر چیزی باشند، از خوردن صبحانه گرفته تا مطالعه کردن برای امتحان. در زیر مراحلی وجود دارد که ایلان ماسک از آن برای جلوگیری از اتلاف زمان خود استفاده می‌کند:

1ـ یک تکه کاغذ را به دو ستون تقسیم کنید. در سمت چپ، هر ساعت از روز را یادداشت کنید و بازه‌های زمانی مثلاً نیم یا یک ساعته ایجاد کنید.

2ـ زمان لازم برای تکمیل هریک از وظایف خود را تخمین بزنید و آن‌ها را در بازه‌های زمانی خود قرار دهید.

3ـ زمان‌های قابل تلف شدن را در بین هر بازه زمانی اضافه کنید تا امکان تنظیمات برای آن‌ها در طول روز فراهم شود.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • دانش‌آموزان یا والدین شاغل
  • متفکران تحلیلی

 

6. روش انجام کارها (GTD).

این فرآیند که توسط نویسنده بزرگ، دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارهایتان را با ثبت بر روی کاغذ و سپس تجزیه و تحلیل جهت تبدیل آنها به موارد عملی انجام دهید.

روش انجام کار:

1ـ کارهایی را که برای شما ارزش بیشتری دارند: این کارها می توانند به هر چیزی از محل کار تا مدرسه و زندگی شخصی شما مربوط باشند.

2ـ هدف از انجام آن‌ها را مشخص کنید: تصمیم بگیرید که آیا کارهایی که ارزش بیشتری دارند قابل اجرا هستند یا خیر. اگر موردی قابلیت عملی شدن ندارد، فعلاً آن را نادیده بگیرید و اگر موردی قابل اجرا است، آن را انجام دهید و کنار نگذارید.

3ـ اقدامات خود را سازماندهی کنید: فهرست کارهای خود را بر اساس زمانی که باید انجام شوند، اولویت بندی کنید.

4ـ بازتاب: فهرست اقدامات خود را مرتباً مرور کنید تا اولویت بعدی خود را فراموش نکنید. کارهایی را که انجام شده‌اند حذف کرده و لیست خود را به روز کنید.

5ـ تعامل: اقداماتی را که می توانید همین الان انجام دهید، انجام دهید.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • افرادی که برای تمرکز روی یک چیز در یک زمان تلاش می کنند
  • افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می کنند

 

 

7. روش برنامه ریزی سریع (RPM)

“RPM” مخفف “روش برنامه ریزی سریع” یا “نتیجه، هدف و برنامه ریزی گسترده” است. این توسط سخنران انگیزشی معروف، تونی رابینز به عنوان راهی برای آموزش مغز شما است تا بتوانید بر روی چشم اندازی که می خواهید با گسترش دادنش آن را به واقعیت تبدیل کنید، تمرکز کافی داشته باشید.

روش انجام کار:

1ـ تمام کارهایی که باید در یک هفته انجام دهید را یادداشت کنید.

2ـ وظایف خود را با توجه به اینکه چه وجوه مشترکی دارند، تقسیم کنید. بنویسید که کدام موارد شخصی هستند؟ مربوط به مدرسه؟ متمرکز بر شغل؟

3ـ بلوک های RPM خود را ایجاد کنید: در بالای یک صفحه کاغذ سفید، سه ستون ایجاد کنید:

الف) نوع کار

ب) نتیجه ای که دوست دارید از تکمیل آن کار بگیرید

ج) هدف شما از تکمیل آن کار

در مرحله بعد، اقداماتی را که می توانید برای رسیدن به هدف خود انجام دهید را فهرست کنید.

4ـ نقشی توانمند برای خود ایجاد کنید: مثلا اگر دانشجو هستید، می توانید خود را «ملکه مطالعه» بنامید. هر نقشی که می تواند شما را شگفت زده کند.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • دانش آموزان یا والدین شاغل
  • افرادی که اهداف بلند مدت دارند

 

8. تئوری کوزه ترشی

این نظریه به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی در زندگی روزمره شما مفید است و چه چیزی مفید نیست. همچنین به شما این امکان را می دهد تا کارهایی را با زمان بندی مناسب، برنامه ریزی کنید و اولویت های روز خود را تعیین کنید.

روش انجام کار:

یک ظرف پر از ماسه، سنگریزه و سنگ را تصور کنید. ماسه در پایین است و سنگ و سنگریزه در بالا قرار می گیرند.

  1. شن (ماسه): این نشان دهنده عناصر اتلاف کننده زمان در روز برای شما است، مانند تماس های تلفنی، پیام های متنی، ایمیل ها، رسانه های اجتماعی و غیره.
  2. سنگریزه ها: این نشان دهنده وظایفی است که باید در روز انجام شوند، اما می توانند در روز دیگری یا توسط شخص دیگری انجام شوند.
  3. سنگ ها: اینها مهمترین وظایفی هستند که امروز باید انجام شوند.

با فکر کردن در مورد اینکه چگونه وظایف روزانه شما در دسته بندی های بالا قرار می گیرند، شروع کنید. سپس فهرستی از کارهایتان را تهیه کنید که از سنگ ها شروع شده و به ماسه ختم می شود (اگر زمان اجازه دهد). در کنار هرکدام یک تخمین زمان صادقانه وارد کنید. سعی کنید بیش از شش ساعت از یک روز کاری هشت ساعته را برنامه ریزی نکنید. این باعث می شود زمان کافی نیز برای سنگریزه ها و شن ها باقی بماند.

انواع افرادی که از نظریه کوزه ترشی سود می برند:

  • افراد بصری
  • متفکران عینی

 

9. تکنیک خوردن قورباغه

نام این تکنیک برگرفته از نقل قولی از مارک تواین است که می‌گوید: «اگر اول صبح یک قورباغه زنده را بخورید، هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.» روز خود را ابتدا با انجام سخت ترین کارها و کنار زدن آنها از سر راه شروع کنید.

روش انجام کار:

  1. هدف را روشن کنید. بیشتر از همه به چه چیزی می خواهید برسید؟
  2. آن را یادداشت کنید.
  3. یک ضرب الاجل تعیین کنید.
  4. فهرستی از کارهایی که برای رسیدن به هدف خود باید انجام دهید تهیه کنید.
  5. این لیست را به ترتیب اولویت سازماندهی کنید. مهم ترین موارد، احتمالاً سخت ترین هستند. اینها “قورباغه های” شما هستند.
  6. اقدام کنید. اگر بیش از یک قورباغه در بشقاب خود دارید، ابتدا بدترین قورباغه را بخورید.
  7. این چرخه را هر روز تکرار کنید تا همیشه در حال انجام کاری باشید که شما را به سمت هدفتان سوق دهد.

افرادی که این راهکار برای آن‌ها موثر است:

  • متفکران انتزاعی
  • افرادی با اهداف بلند مدت

 

مقاله های معتبر پیک سنجش در سایت مستر نخبه

برچسب